Назад
Усиливающаяся интеграция экономик и обществ во всем мире накладывает отпечаток и на функционирование правовых институтов. Большинство стран пытаются контролировать глобализационные процессы и управлять ими. Примером этому служат договоры о взаимном признании документов, а также Гаагская конвенция об отмене требований легализации иностранных официальных документов (1961 г.). Конвенция упрощает процедуру признания документов, выданных за границей. Однако многие страны не заключали подобных соглашений и не присоединялись к конвенции, а значит, для придания юридической силы зарубежным документам требуется пройти более сложный процесс. Рассмотрим эти механизмы подробнее.
Для чего необходима легализация иностранных документов?
Не все документы, выдаваемые государственными органами одной страны, имеют полноправную юридическую силу на территории всех иностранных государств. Поэтому во множестве случаев при выезде за границу, а также открытии филиалов предприятия в других государствах требуется целый пакет заверенных должным образом документов. Международная легализация – это форма институционализации, способ придания иностранному документу юридической силы.
Способы легализации иностранных документов
Для придания юридической силы большинству документов, оформляющихся в Беларуси для предоставления их за границей, а также документам иностранных государств, принимающихся к исполнению в Беларуси, недостаточно просто заверить, подписать должностным лицом и проставить печать. Предусмотрен особый порядок обретения ими юридической силы. Все документы, можно условно разделить на три группы:
- документы, требующие консульской легализации;
- документы, легализуемые проставлением апостиля;
- документы, не требующие легализации.
Если выдавшая документ страна заключила с Беларусью договор о взаимном признании документов (к примеру, Россия, Украина), то для придания документу юридической силы требуется лишь нотариально удостоверенный перевод на белорусский (русский) язык (если он не составлен на этих языках изначально). Если такой договор отсутствует, но страна присоединилась к Гаагской конвенции об апостиле (например, США, Кипр, Литва, Латвия), то на документе необходимо в установленном порядке проставить апостиль. Если страна к упомянутой конвенции не присоединялась (Канада, ОАЭ, Иран, Ирак), то документ подлежит консульской легализации.
Апостиль
Апостиль (от латинского post illa, а затем французского: примечание на полях) – это вид высшего признания документа, необходимый для международного принятия государственных иностранных документов. Он не дает информации о качестве содержания основного документа, но удостоверяет подпись (и правомочность того, кто ее поставил) и правильность печати / штампа на документе, который должен быть заверен. Апостиль необходим при использовании документа в другой стране, например, дипломы, свидетельства о рождении, акты, выписки из регистров, доверенности, свидетельства о браке, свидетельства о рождении, выписки из торгового реестра, выписки из пенитенциарного реестра, приговоры, справки и так далее. Однако на документы частного характера апостиль не проставляется. Рассматриваемая процедура упрощает весь процесс аутентификации документов для использования за границей, что приводит к большему удобству, меньшим затратам и времени обработки для заявителей, но доступно только странам-участницам Гаагской конвенции. На сегодняшний день к ней присоединились свыше 50 стран.
В конвенции отсутствует перечень уполномоченных на апостилирование органов. Страны-участницы определяют их самостоятельно. В Беларуси это три организации: Министерство юстиции, Департамент по архивам и делопроизводству и Министерство иностранных дел. Министерство юстиции апостилирует документы учреждений юстиций и судов, Департамент по архивам и делопроизводству – документы республиканских архивных учреждений, а МИД – все остальные документы.
Стоимость проставления апостиля составляет 0,5 базовой величины. Срок рассмотрения обращения зависит от страны составления документа: если на территории Беларуси – 1 день, а если за пределами страны – 5 дней.
Каждая страна, выдавшая апостиль, обязана вести реестр, в котором записываются дата и номер каждого выданного апостиля, а также информация, касающаяся лица или органа, подписавшего или скрепившего печатью соответствующий публичный документ. Получатели могут связаться с компетентным органом и спросить, соответствует ли информация на апостиле информации в реестре. Контактная информация компетентных органов, включая номера телефонов и информацию о веб-сайте, доступна в разделе апостиля на веб-сайте Гаагской конференции.
Консульская легализация
Если ваш документ был выдан или будет использоваться в стране, где не применяется Гаагская конвенция об апостиле, то необходимо следовать процессу легализации. Консульская легализация подтверждает подлинность подписей должностных лиц на документах и печатей компетентных государственных органов, а также правильность оформления и соответствие национальному законодательству документов, отправленных из одного государства и предназначенных для предъявления в любом другом государстве. Международная легализация – это форма институционализации, способ придания иностранному документу юридической силы. Требования к легализации документа, как правило, содержатся в открытом доступе.
Консульская легализация – сложная многоступенчатая процедура. Её цель – решить практическую проблему: как гражданские и судебные должностные лица могут надежно проверить подлинность документа, выданного за границей. Легализация пытается решить эту дилемму путем создания цепочки верефикаций подлинности, каждая из которых осуществляется все более высоким органом государственной власти, чтобы в конечном итоге сузить точку контакта между странами до одного назначенного должностного лица (обычно в национальном департаменте, отвечающем за иностранные дела). Таким образом, удостоверяя подпись и печать этого последнего должностного лица, иностранная юрисдикция может подтвердить всю цепочку проверок лицу, ответственному за выдачу оригинала документа, без тщательной проверки каждого уровня в отдельности.
Для придания юридической силы документу придется пройти следующие шаги:
- засвидетельствовать подпись нотариуса и оттиск его печати на удостоверительной надписи на доверенности;
- обратиться в соответствующий орган за проставлением легализационной надписи;
- подтвердить в соответствующем органе подлинность печати и подписи должностного лица в легализационной надписи.
Специальная процедура легализации, установленная иными международными соглашениями
Легализация документов не требуется либо в случаях, когда между государствами заключены двусторонние договоры о правовой помощи, либо если они являются участниками международных двусторонних или многосторонних конвенций о правовой помощи, в тексте которых прямо предусмотрена отмена легализации официальных документов для стран-участниц. В этом случае для использования иностранного документа на территории страны-участницы его достаточно перевести на язык этой страны и официально заверить в нотариальном порядке перевод документа нотариусом (если он в достаточной степени обладает знанием соответствующего языка) либо подлинность подписи известного нотариусу переводчика с этого языка.
Перевод иностранных документов на русский или белорусский языки
Осуществлять официальный перевод может человек со знанием языка, на котором составлен документ. Не ограничен перечень уполномоченных на это лиц: переводить можно самостоятельно, обращаться к знакомым, в коммерческие агентства, реестр переводчиков при нотариальных конторах – лавное, чтобы у переводчика был подтверждающий документ. Даже если часть документа на русском или белорусском языке, его все равно необходимо переводить целиком. Под текстом перевода переводчик проставляет запись о том, что он подтверждает достоверность перевода, указывает с какого языка и на какой переведен документ и проставляет подпись. Она заверяется нотариусом в присутствии переводчика с документами, которые подтверждают его квалификацию. Это требование не распространяется на переводчиков из вышеупомянутого нотариального реестра. Если текст переведен самим нотариусом, то он делает отметку о верности перевода.
Фото: apostille-legalizacja.pl